Les associations, afin de développer leurs ressources propres et de se faire connaître, ont l’occasion d’organiser des manifestations. Dans le cadre de celles-ci, elles peuvent bénéficier d’avantages fiscaux particuliers (règle dite des " 6 manifestations annuelles de bienfaisance et de soutien "). Elles doivent, dans tous les cas, respecter le cadre légal, les règlementations en vigueur et accomplir un certain nombre de formalités.

AVANT LA MANIFESTATION

• À qui déclarer ?

MAIRIE

• Demander l’autorisation d’organiser la manifestation lorsque l’événement a lieu pour tout ou partie sur le territoire d’une commune en zone gendarmerie.
• Demander l’autorisation d’ouvrir un débit de boissons occasionnel avec vente d’alcool.
• Prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions
  de déroulement des manifestations : dispositions en matière de sécurité, annonces par haut-parleurs,
  distribution de tracts, etc.

PREFECTURE OU SOUS-PREFECTURE

• Demande d’autorisation lorsque l’événement a lieu pour tout ou partie sur le territoire de communes en zone police nationale, et notamment pour tout ce qui concerne la diffusion par haut-parleurs,
• L’organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, lâchers de ballons, vols d’avions, de montgolfières...
• Demande de dérogation pour l’ouverture de débits de boissons dans des sites protégés, tels les
  stades ou les écoles.

GENDARMERIE OU COMMISSARIAT DE POLICE

• Déclarer la manifestation
• Demander le passage d’une ronde de police au cours de la manifestation
• Quelles démarches effectuer ?

ASSURANCE

• Déclarer la manifestation et souscrire une assurance «responsabilité civile organisateur (RCO)» couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes. Cette assurance doit inclure la période de montage et de démontage.
• Si le budget engagé est important, prendre une assurance annulation.
• En cas de distribution alimentaire, veiller à ce que les garanties couvrent les risques de toxi-infection alimentaire collective.

ALIMENTATION

Une politique unique en matière d’hygiène de l’alimentation humaine est applicable depuis le 1er janvier 2006. L’objectif de ces textes du « Paquet Hygiène » en vigueur depuis janvier 2006 est de garantir les denrées alimentaires servies aux consommateurs ne présentant aucun danger pour leur santé.

Ces textes sont consultables sur le site du Ministère de l’agriculture, de l’alimentation et de la forêt. Il est important de comprendre que l’hygiène alimentaire n’est pas seulement une affaire de professionnel-les et que les règles s’appliquent à tous et toutes dès lors que l’on distribue, même gratuitement, des aliments.

Les règles qu’il faut s’efforcer de respecter lors des manifestations organisées ponctuellement concernent :

• le matériel et des équipements
• la préparation des denrées alimentaires
• le service des denrées
• le personnel
• le nettoyage et de l’entretien

Vous pouvez trouver d’autres informations dans le « guide des bonnes pratiques d’hygiène des aliments – Restauration collective de plein air des accueils collectifs de mineurs ». Ce guide disponible à la Documentation Française donne des conseils transposables pour toute restauration pratiquée hors locaux de cuisine habituels.

• Quelles obligations ?

DROITS D'AUTEUR

Demander l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels...) à l’organisme gérant les droits de l’auteur concerné (SACEM, SACD...).
- Quinze jours avant, déclarer à la SACEM ou à la SACD la manifestation (spectacle divers, concert récital, gala, bal, même gratuit).

BILLETERIE

Les billets doivent comporter 3 volets précisant la date, l’heure, le titre de la représentation, son prix ou la mention « gratuit », et la numérotation suivie du billet ou des carnets. A la fin du spectacle, un relevé des ventes doit être établit pour chaque catégorie de places. Ce relevé sera adressé à la SACD ou à la SACEM pour calculer le montant des droits d’auteur et de la taxe parafiscale sur les spectacles. Il permet également de calculer le montant de TVA pour les organismes fiscalisés.

L'EMPLOI DES ARTISTES ET TECHNICIEN.NES

Le contrat de travail doit être établi et adressé à l’artiste avant le spectacle. La Déclaration unique Pour les associations qui organisent des manifestations, le Guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO) est obligatoire depuis le 1er janvier 2004. Il permet aux organisateurs occasionnels de spectacles vivants d’effectuer toutes les démarches nécessaires à l’embauche d’artistes et de technicien-nes du spectacle vivant. Un formulaire unique et valant contrat de travail, le « carnet guichet unique », permet de régler en une seule fois et à un seul interlocuteur toutes les cotisations sociales (URSSAF, Congés spectacles, Audiens, Pôle Emploi, Afdas, médecine du travail).

Il concerne les associations qui n’ont pas pour activité principale le spectacle vivant et ce, sans limitation du nombre de représentations organisées (Cf. Article 10 de l’ordonnance n°45-2339 du 13 octobre 1945 modifiée relative aux spectacles).

Peut donc bénéficier de ce dispositif toute personne physique, toute personne morale de droit privé ou de droit public qui :

• n’a pas pour activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, de parcs de loisirs ou d’attraction, la production ou la diffusion de spectacles.
• emploie sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle (article L 7121-2 du code du Travail) ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant.

Le Guso ne concerne que le spectacle vivant, c’est-à-dire les représentations sur scène avec la présence d’au moins un artiste. Ne sont donc pas concernées les prestations dites enregistrées (audiovisuel, télévision, radio), les cours, formations et ateliers dispensés.

 

APRES LA MANIFESTATION

Droits d’auteurs (SACEM, SACD…)

• État des recettes et dépenses.
• Programme des oeuvres interprétées.

Cotisations sociales

• Faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismes.

 

En savoir plus :

Lien vers le chapitre Manifestations du Guide pratique de l'association

Lien  vers notre rubrique Fiches pratiques Organiser une manifestation, une activité (organiser un vide grenier ; organiser une fête d'école, organiser un ciné-débat...)

Lien vers la fiche pratique Organisation d'une manifestation non sportive sur la voie publique du site service-public-asso.fr

Lien vers la fiche L'organisation de manifestations sportives sur la voie publique www.associations.gouv.fr

Lien vers le guide Organiser un événement artistique dans l'espace public – Guide des bons usages, ouvrage collectif, sous la direction de José Rubio et la coordination d’ARTCENA

Lien vers la page  Actions de renforcement et de surveillance des lieux culturels :  vous trouverez sur cette page de nombreux liens relatifs à la sécurité

www.sacem.fr ; www.guso.fr

 

Source : https://www.guidepratiqueasso.org/

Cette fiche pratique est tirée du Guide pratique de l’association, 12è édition 2017/2018, édité par la fédération départementale de la Ligue de l’enseignement de Loire-Atlantique