Chaque association détermine le barème qu’elle souhaite appliquer, le fait valider par l’instance compétente (CA, bureau...) et le communique à ses bénévoles. Il est conseillé d'appliquer au maximum le barème fiscal applicable pour les salariés.
Tous les déplacements doivent être justifiables dans le cadre d’un contrôle Urssaf. Donc l’association doit pouvoir justifier de l’attestation de domicile du bénévole, de la copie de la carte grise, et de la formule de calcul utilisée.
En outre, elle doit tous les mois réaliser un tableau comprenant :

• La date de déplacement,
• Le lieu de départ, d’arrivée,
• L’objet du déplacement,
• Le nombre de kilomètres,
• Le tarif appliqué,
• La somme due par l’association.

Le tableau est signé par l’association et le bénévole.