Afin de permettre aux assemblées et Conseil d'Administration des associations de continuer à exercer leur mission malgré la crise sanitaire, plusieurs adaptations exceptionnelles et temporaires ont été apportées à leurs règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération.

En ce qui concerne les associations, ont été prolongées jusqu'au 30 septembre 2021, les règles exceptionnelles et temporaires de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des autres organes collégiaux des groupements de droit privé figurant dans l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 modifiée et le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 modifié, telles que :

- l’autorisation des assemblées « à huis clos »  sous certaines conditions (article 4 de l’Ordonnance) ;

- l’extension et l’assouplissement pour les assemblées générales, du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle (article 5 de l’Ordonnance), à la consultation écrite (article 6 de l’Ordonnance), au vote par correspondance (article 6-1 de l’Ordonnance)

- l’extension et l’assouplissement pour les conseils d'administrations et bureaux, du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle (article 8 de l’Ordonnance) et à la consultation écrite (article 9 de l’Ordonnance).

Au contraire, n’ont pas été prolongés à ce stade :

- Les délais complémentaires de procédure ;

- Les délais complémentaires pour l’établissement, la présentation ou l’approbation des comptes.

En d'autres termes, il n'est plus possible de reporter une AG jusqu’à 3 mois après la date légale ou réglementaire initialement prévue pour approuver les comptes annuels, ni au-delà de la période de réunion de l’assemblée générale si cette dernière est précisée dans les statuts.

En pratique, jusqu'au 30 septembre 2021, il est donc possible de tenir une assemblée générale (AG) ainsi que les réunions de gouvernance (bureau et Conseil d'Administration)  : 

• en présentiel (dans un lieu privé ou public) en respectant les règles sanitaires en vigueurs.

• "A huis clos" : Uniquement si une mesure administrative limite ou interdit les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires et fait obstacle à la présence  physique des membres de l’assemblée à l’assemblée et que l'AG se déroule pendant la durée d'application des présent textes. Règles spécifiques aux assemblées générales "à huis clos" dans la FAQ "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire" éditée par le Ministère de l'économie, des finances et de la relance (MAJ au 2 août 2021)

• A distance par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle même si ces modalités ne sont pas déjà prévues dans les statuts ou un règlement intérieur. Cette possibilité est offerte même aux réunions organisées en présentiel afin d'offrir un mode de participation supplémentaire aux membres. Toutefois, le recours à ce mode de participation suppose de disposer de moyens techniques permettant d'identifier les membres de l'assemblée, de transmettre au moins la voix des participants et de permettre la retransmission continue et simultanée des débats.

Lire notre article sur les modalités de réunions d'AG à distance

Si un procès verbal doit être réalisé, celui-ci doit le mentionner et préciser la nature de la mesure administrative qui justifie que l’assemblée soit tenue « à huis clos » ou mentionner le fait qu’il a été fait en application de l’article 5 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 afin de permettre aux membres de l’assemblée de participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Quelles sont les modalités de votes possibles ?

• Par correspondance même lorsque les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou s’y opposent.

Il est possible de recourir à ce mode de vote si l’assemblée est organisée « à huis clos » ou « en présentiel ». Pour la mise en œuvre du vote par correspondance, soit ces modalités figurent déjà dans un règlement ou dans les statuts, alors ce sont ces règles qui s'exercent. Dans le cas contraire, le vote par correspondance s’exerce dans des conditions particulières. Retrouvez ces conditions en consultant la question 14 du document suivant "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire"

Le vote par correspondance peut, sous certaines conditions, s’exercer par voie de message électronique*.

Si un procès-verbal doit être réalisé, ce dernier doit mentionner le fait qu’il a été fait application de l’article 6-1 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 afin de permettre aux membres de l’assemblée de voter par correspondance.

• Par consultation écrite même lorsque les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou s’y opposent.

Pour la mise en œuvre du vote par consultation écrite, soit ces modalités figurent déjà dans un règlement ou dans les statuts, alors ce sont ces règles qui s'exercent. Dans le cas contraire, le vote s’exerce dans dans des conditions particulières. Retrouvez ces conditions en consultant la question 16 du document suivant "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire"

Le vote par consultation écrite peut, sous certaines conditions, s’exercer par voie de message électronique*.

Si un procès-verbal est établi, ce dernier doit mentionner le fait qu’il a fait application de l’article 6 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 afin de procéder à la consultation écrite des membres de l’assemblée.

* Le vote par correspondance ou la consultation écrite peuvent s’exercer par voie de message électronique, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet.

Dans ce cas, la convocation doit indiquer l’adresse électronique à laquelle les instructions de vote peuvent être adressées. Les membres de l’assemblée peuvent alors choisir de transmettre leurs instructions de vote par voie de message électronique ou continuer de le faire par voie postale. Quel que soit le mode de transmission utilisé, il convient de respecter les autres conditions et modalités du vote par correspondance et de la consultation écrite prévues par les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée ou les statuts.

Télécharger la FAQ "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire" éditée par le Ministère de l'économie, des finances et de la relance mise à jour au 2 août 2021.

Sources :

• Document du ministère de l'économie, des finances et de la relance du 2 août 2021  : "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire"

• L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 modifiant l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020

• le décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 modifiant le décret n°2020-418 du 10 avril 2020.

• https://www.associations.gouv.fr