Cette réponse est donnée à titre de primo-information et ne constitue en aucun cas un conseil juridique.

Article mis à jour le novembre 05 novembre 2020

 

Question :

Est-il possible d'organiser son AG en visio ou audioconférence dans le contexte sanitaire que nous connaissons ?

 

Réponse :
 
Oui, il est tout à fait possible d'organiser votre Assemblée Générale (AG) dans le contexte sanitaire que nous connaissons avec la propagation de l'épidémie de Covid 19.

Elle doit bien évidemment toujours se faire dans le respect des statuts, tout en prenant en compte les dispositions spécifiques liées à la crise sanitaire. De nombreuses associations vont devoir en effet reporter leur assemblée générale après la période de reconfinement qui s'étend pour le moment entre le 30 octobre et le 1er décembre 2020 à minima.

L'ordonnance du 25 mars 2020 prise en application de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 pour faire face à l’épidémie de covid19 avaient apporté des modifications qui concernent notamment l'AG et les réunions de l'instance dirigeante de l'association (CA, bureau...), Le décret 2020-925 du 29 juillet 2020 proroge l’ordonnance 2020-321 qui permet de convocation son Assemblée générale ordinaire annuelle jusqu’au 30 novembre 2020.

En résumé, les responsables associatifs peuvent décaler leur AG jusqu'au 30 novembre 2020 (pour un exercice comptable caler sur l'année civile) et modifier les modalités de réunion des instances associatives. Vous pouvez envisager d'organiser votre AG par visio ou audioconférence, et ce même si ce n'était pas prévu dans vos statuts ou votre règlement intérieur. Cependant, la tenue d'une AG par échanges de mails n'était elle pas possible car jugée trop insuffisante en termes d'accès à l'information.

Pour les associations qui ont caler leur exercice comptable sur l'année scolaire (1er septembre - 31 août), vous devez vous en tenir jusqu'à nouvel ordre au délai des 6 mois réglementaires (soit jusque fin février 2021).

 

A noter que : 

  • Il est possible d'organiser votre AG par visioconférence ou audioconférence même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou l’interdisent. Dès lors que ces moyens de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

 

 

  • Ces moyens de communication à distance doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. La mesure s’applique à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels. Les associations ne pourront donc pas faire d’assemblée générale par une simple consultation écrite des membres. Dans tous les cas, il faudra s’assurer que les règles de quorum soient respectées, même si l’AGE ou l’AG se déroule à distance. Et une attention particulière doit être donnée à ce que les participants disposent d’un accès facilité au numérique et d'une information suffisante (mise à disposition des documents soumis à leur approbation) dans un délai raisonnable. Les solutions sont variables selon la taille des associations et le nombre de personnes à réunir. Par exemple pour une petite réunion, l'outil gratuit, KAWAA Live peut correspondre car il est limité à 8 personnes. Il y existe également les outils Framatalk / Jitsi (logiciel libre), zoomTeams... Pour une association plus importante, les outils GoToMeeting possible jusqu’à 250 participants ou easyQuorum sont plus adaptés. vous en retrouverez certains dans le document du webinaire cité plus haut.

 

  • Pour les votes électronique ou par correspondance : Même si les moyens de télécommunication permettent d’organiser une assemblée générale à distance, il reste néanmoins à résoudre la difficulté du vote, et notamment pour les plus grosses associations. Le vote à mains levées à distance peut très bien suffire pour les petites associations pour valider les différents rapports moraux, d'activité et financier. Mais pour de grosses associations, bien que des outils numériques existent, le vote à distance nécessite de lever des difficultés techniques (gestion et sécurisation des multiconnexions, identification des participants, confidentialité des délibérations...). Vous trouverez sur le document du webinaire cité plus haut, des exemples d'outils avec leurs particularité pour la création de sondages (via ZOOM, QuizzYourself, Survey Monkey...) ou pour délibérer en ligne via des logiciels qui permettent de comptabiliser les voix  de type Framavox (logiciel libre et gratuit), Limesurvey (logiciel de sondages) ou Kahoot !, (application qui peut être adaptée pour le vote de résolutions d’AG). Nous vous invitons particulièrement à visiter la plateforme en ligne Belenios qui est libre et gratuite et qui offre la possibilité d'organiser une élection en ligne en suivant une fiche conseil très simple.. Il existe également d'autres outils spécialisés et plus onéreux pour les associations de tailles importantes (alphavote, neovote, gs-vote.fr, peoplevox, slibvote, gedivote.fr..).

    • Pour les petites associations, les modalités et la preuve de la sincérité du scrutin par voie électronique sont plus aisées (consultation par mails ou formulaires, procès-verbal de consultation auquel sont annexés tous les justificatifs des votes tels que les courriels des membres, récapitulatif des votes généré par la plateforme utilisée, etc.).

    • Plus le nombre de membres est élevé, plus les solutions de vote par voie électronique sont complexes et coûteuses (recours à des prestataires spécialisés et la mise en place de dispositif d’authentification électronique,…).Pour les grandes associations, le vote par correspondance par des moyens dématérialisés peut apparaître une solution plus adaptée que le vote en direct, les membres ayant adressé leurs formulaires de vote électroniques plusieurs jours avant la réunion en distanciel et le résultat des votes étant constaté au cours de l'AG.

 

Capture_instance_asso.PNG

Ce schéma des dispositions applicables aux réunions est donc toujours d'actualité, et ce jusqu'au 30 novembre 2020.

 

Sources :

DRDJSCS des pays de la LoireDécret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020  
 
Ancienne ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19

Webinaire du 9 juin sur la tenue des instances de gouvernance à distance

Checklist : AG à distance par Solidatech

https://www.associationmodeemploi.fr/article/l-ag-est-en-visioconference-comment-mettre-en-place-un-vote-a-bulletin-secret.71156

https://www.associationmodeemploi.fr/article/organiser-un-ca-ou-une-ag-par-voie-electronique.70911

Les solutions d’outils numériques libres hébergées par des associations dans les Pays de la Loire: https://mailchi.mp/26123648cb4b/lettre-dinfos-mai-2766361?e=

 

 

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