Cette réponse est donnée à titre de primo-information et ne constitue en aucun cas un conseil juridique.

Article mis à jour le 13 janvier 2021

Question : Quelles modalités pour tenir son AG à distance ?

 

Réponse :

Dans le cadre de la situation sanitaire actuelle, les AG ne peuvent plus désormais se réunir dans des locaux classés ERP

Pour la méthodologie à adopter dans une telle mesure, retrouvez les informations données dans le cadre du webinaire du 9 juin sur la tenue des instances de gouvernance à distance (Ce document présente des modalités d'organisation de réunions et d'AG en distanciel, les points d'attention à observer, différents outils possibles pour se réunir à distance mais aussi collaborer et voter à distance ...). Vous pourrez également consulter le document édité par Solidatech intitulé Checklist : AG à distance .qui propose des tableaux comparatifs clairs entre les différentes solutions. La Cnil avait également édité une fiche conseils et recommandations sur l'organisation d'élections électroniques et les outils de  visioconférence dans le cadre des réunions en distanciel.

Outils de visioconférence : Une attention particulière doit être donnée à ce que les participants disposent d’un accès facilité au numérique et d'une information suffisante (mise à disposition des documents soumis à leur approbation) dans un délai raisonnable. Les solutions sont variables selon la taille des associations et le nombre de personnes à réunir. Par exemple pour une petite réunion, l'outil gratuit, KAWAA Live peut correspondre car il est limité à 8 personnes. Il y existe également les outils Framatalk / Jitsi (logiciel libre), zoomTeams... Pour une association plus importante, les outils GoToMeeting possible jusqu’à 250 participants ou easyQuorum sont plus adaptés. vous en retrouverez certains dans le document du webinaire cité plus haut.

Votes électroniques ou par correspondance : L’ordonnance du 2 décembre 2020 étend et assouplit le vote par correspondance même pour les groupements pour lesquels ce mode de vote n’est pas déjà prévu dans les statuts en l’autorisant exceptionnellement. La décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, à moins que le vote par correspondance soit déjà prévu dans les statuts.

Même si les moyens de télécommunication permettent d’organiser une assemblée générale à distance, il reste néanmoins à résoudre la difficulté du vote, et notamment pour les plus grosses associations. Le vote à mains levées à distance peut très bien suffire pour les petites associations pour valider les différents rapports moraux, d'activité et financier. Mais pour de grosses associations, bien que des outils numériques existent, le vote à distance nécessite de lever des difficultés techniques (gestion et sécurisation des multiconnexions, identification des participants, confidentialité des délibérations...). Vous trouverez sur le document du webinaire cité plus haut, des exemples d'outils avec leurs particularité pour la création de sondages (via ZOOM, QuizzYourself, Survey Monkey...) ou pour délibérer en ligne via des logiciels qui permettent de comptabiliser les voix  de type Framavox (logiciel libre et gratuit), Limesurvey (logiciel de sondages) ou Kahoot !, (application qui peut être adaptée pour le vote de résolutions d’AG). Nous vous invitons particulièrement à visiter la plateforme en ligne Belenios qui est libre et gratuite et qui offre la possibilité d'organiser une élection en ligne en suivant une fiche conseil très simple.. Il existe également d'autres outils spécialisés et plus onéreux pour les associations de tailles importantes (alphavote, neovote, gs-vote.fr, peoplevox, slibvote, gedivote.fr..).

Pour les petites associations, les modalités et la preuve de la sincérité du scrutin par voie électronique sont plus aisées (consultation par mails ou formulaires, procès-verbal de consultation auquel sont annexés tous les justificatifs des votes tels que les courriels des membres, récapitulatif des votes généré par la plateforme utilisée, etc.).

Plus le nombre de membres est élevé, plus les solutions de vote par voie électronique sont complexes et coûteuses (recours à des prestataires spécialisés et la mise en place de dispositif d’authentification électronique,…).Pour les grandes associations, le vote par correspondance par des moyens dématérialisés peut apparaître une solution plus adaptée que le vote en direct, les membres ayant adressé leurs formulaires de vote électroniques plusieurs jours avant la réunion en distanciel et le résultat des votes étant constaté au cours de l'AG.

! Le PV de l'AG devra mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par les ordonnances !

Les risques des moyens de télécommunication :

  • prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ;
  • authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;
  • garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ;
  • justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres.

Pour répondre aux besoins importants des associations en termes de numérique et de coopération à distance, différentes initiatives (Hello Asso, PANA, Solidatech, Webassoc, Koweb, Animacoop) alimentent un espace de veille collective dans un espace proposé par Hub CoNuMM Pays de La Loire , à retrouver ici.

 

 

NOS PARTENAIRES
  • 1
  • 2
  • 3

Plateforme d'information et d'orientation des bénévoles