Cette réponse est donnée à titre de primo-information et ne constitue en aucun cas un conseil juridique.

Article mis à jour le 23 septembre 2021.

Question : Quelles modalités pour tenir son AG à distance ?

Réponse :

Il est aujourd’hui possible de réaliser son assemblée générale en présentiel, moyennant le respect des règles et mesures sanitaires en vigueurs. Cependant, si nécessaire, des règles exceptionnelles et temporaires de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées ont été prolongées jusqu’aux 30 septembre 2021.

Cf article : Quelles nouveautés pour l'organisation de son AG  ?

 

Si vous optez pour une assemblée générale à distance, voici quelques éléments pour vous accompagner :

1. METHODOLOGIE

• Checklist : AG à distance (Edité par Solidatech)

2. OUTILS VISIOCONFERENCE

• Une attention particulière doit être donnée à ce que les participants disposent d’un accès facilité au numérique et d'une information suffisante (mise à disposition des documents soumis à leur approbation) dans un délai raisonnable. Les solutions sont variables selon la taille des associations et le nombre de personnes à réunir. Par exemple pour une petite réunion, l'outil gratuit, KAWAA Live peut correspondre car il est limité à 8 personnes. Il y existe également les outils Framatalk / Jitsi (logiciel libre), zoom, Teams... Pour une association plus importante, les outils GoToMeeting possible jusqu’à 250 participants ou easyQuorum sont plus adaptés. vous en retrouverez certains dans le document du webinaire cité plus haut.

3. OUTILS VOTES ELECTRONIQUE OU PAR CORRESPONDANCE

• Création de sondages via ZOOM, QuizzYourself, Survey Monkey, Limesurvey...

• Comptabiliser les voix avec des logiciels libres et gratuits : Framavox, Kahoot !, plateforme en ligne Belenios

• Comptabiliser les voix avec des logiciels spécialisés, sécurisés et payants (pour les associations de tailles importantes) : alphavote, neovote, gs-vote.fr, peoplevox, slibvote, gedivote.fr, etc.

NB : Pour les petites associations, les modalités et la preuve de la sincérité du scrutin par voie électronique sont plus aisées (consultation par mails ou formulaires, procès-verbal de consultation auquel sont annexés tous les justificatifs des votes tels que les courriels des membres, récapitulatif des votes généré par la plateforme utilisée, etc.).

Plus le nombre de membres est élevé, plus les solutions de vote par voie électronique sont complexes et coûteuses (recours à des prestataires spécialisés et la mise en place de dispositif d’authentification électronique,…). Pour les grandes associations, le vote par correspondance par des moyens dématérialisés peut apparaître une solution plus adaptée que le vote en direct, les membres ayant adressé leurs formulaires de vote électroniques plusieurs jours avant la réunion à distance et le résultat des votes étant constaté au cours de l'AG.

 

IMPORTANT : Le procès-verbal de l’assemblée générale devra mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 modifiée et le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 modifié.

 

Les risques des moyens de télécommunication :

• prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ;

• authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;

• garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ;

• justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres.

 

Boîte à outils numériques pour les acteurs associatifs :

Pour répondre aux besoins importants des associations en terme de numérique et de coopération à distance, différentes initiatives émanant de plusieurs structures alimentent un espace de veille collective à retrouver ici.