Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent mettre en place le bulletin de paie électronique sans avoir à recueillir l'accord exprès des salariés. Ces derniers pourront toutefois s'y opposer et ce, à tout moment. Les modalités sont fixées par un décret qui a été publié le 18 décembre 2016.

Voici ce qui ressort du décret :

• Concernant l'opposition du.de la salarié.e :

Le.la salarié.e pourra s'opposer à la dématérialisation de son bulletin de paie.

L'employeur pourra procéder à la remise du bulletin de paie dématérialisé, si le.la salarié.e ne s'y oppose pas.

Aussi l'employeur qui souhaite mettre en place dans son entreprise le bulletin de paie dématérialisé devra informer le.la salarié.e par tout moyen conférant une date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous format électronique.

Le.la salarié.e pourra faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission du bulletin de paie sous format électronique. Le.la salarié.e devra notifier son opposition à l'employeur par tout moyen conférant une date certaine. La demande du.de la salarié.e devra prendre effet "dans les meilleurs délais" et au plus tard trois mois après la notification.

Le.la salarié.e pourra donc s'opposer à la dématérialisation de ses bulletins de paie dès le départ ou après la mise en place du dispositif, ce qui signifie qu'il pourra à tout moment demander de recevoir de nouveau ses bulletins de paie sous format papier.

 

• Concernant la conservation des bulletins de paie dématérialisés :

L'employeur devra par ailleurs déterminer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le.la salarié.e du bulletin de paie émis sous forme électronique. Le décret lui offre deux possibilités :

• soit pendant une durée de 50 ans ;
• soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge maximal de mise à la retraite mentionné à  l'article L.1237-5 du code du travail, augmenté de 6 ans, soit 75 ans.

 

• Concernant les modalités de récupération des bulletins de paie en cas de fermeture du prestataire ou de l'entreprise :

Le décret précise qu'en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie électroniques pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même la conservation, les utilisateurs doivent être informés au moins 3 mois avant de la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Le décret précise que les utilisateurs doivent être en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique "sans manipulation complexe et répétitive" et "dans un format électronique structuré et couramment utilisé".

 

• Concernant la consultation des bulletins de paie sur le Compte personnel d'activité :

Le.la salarié.e pourra aussi consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via son compte personnel d'activité (CPA). L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte devra garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous cette forme via ce service en ligne.

 

• Concernant le caractère sécurisé de la transmission :

L'employeur est responsable de la mise en place d'une solution garantissant l’intégrité des données. Un simple courrier électronique avec le bulletin de paie en pièce jointe, par exemple, ne fournit pas cette garantie d'intégrité.
À ce titre, il est nécessaire de faire appel à un prestataire informatique afin que celui-ci garantisse un accès sécurisé aux données.